COMO DEBE SER UN PRESUPUESTO

Los contactos personales -cara a cara- y el tradicional trabajo comercial están perdiendo peso y evolucionando en una nueva forma. Ahora es mucho más sencillo comunicarse con un cliente potencial de cualquier parte del mundo y, aunque reunirse con él casi siempre resulta positivo, es muy habitual que, debido a las distancias, esa cita sea inviable. En ese caso, la página Web de nuestra empresa o nuestra página Web personal, es nuestro primer comercial, nuestra imagen de cara al exterior que va a informar al cliente de quienes somos, todos los servicios que prestamos, etc. Esto no va a suplantar a una buena labor comercial, simplemente va a complementarla y darle una mayor capacidad de penetración en mercados hasta ahora impensables.

Un presupuesto debe de suplir al presupuesto tradicional + las explicaciones, es decir, en el caso de mercados externos, nuestro contacto va a ser principalmente vía e-mail, lo cual limita la rapidez de respuesta a las dudas y la calidad de las explicaciones. La solución a esto es la claridad y la exhaustividad, adelantarte a las dudas del cliente y presentarlo todo en el presupuesto, de manera que no exista ningún punto oscuro.

Los puntos más importantes que debe tener un presupuesto son:

• COMPLETO: Desde la presentación de nuestra empresa, hasta la solución que pensamos darle al proyecto del cliente, ejemplos de proyectos ya realizados, presupuesto cerrado indicando qué incluye y tan importante como esto, qué no incluye.
• CLARO: Siempre hay que pensar que el cliente no sabe. Si sabe puede pensar que somos muy básicos, pero si no sabe y le pasamos un presupuesto excesivamente técnico, no le podremos hacer llegar nuestra idea de manera que el pueda visualizar el resultado.
• CONCISO: No hay que andarse por las ramas, para leer literatura, ya existen las novelas. A nosotros nos interesa poder transmitir la mayor cantidad de ideas en el menor espacio posible. Para ello, es muy recomendable, utilizar tablas y/o puntos.

A la hora de desarrollar la estructura de un presupuesto, debemos pensar en:

• INTRODUCCIÓN: Una pequeña introducción a como hemos enfocado las necesidades del proyecto y que motivos nos han llevado a decidir que esta solución es la más conveniente para el proyecto.
• DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: La descripción irá en función del tipo de proyecto. Si simplemente es un alojamiento web, poco habrá que contar excepto las características de los servidores y los servicios que se ofrecen.
• METODOLOGÍA DE TRABAJO: Explicar al cliente como vamos a hacer las cosas, comentar por ejemplo que primero se va a diseñar la web o la base de datos, que hasta que no se apruebe (firmado), no se va a pasar a la siguiente fase.
• TIEMPOS DE EJECUCIÓN: Hay que cumplirlos. También hay que ajustar mucho e indicar cuales son nuestras responsabilidades y cuales son las suyas en cuanto a entregas de material, validaciones etc, y la influencia que tendrá en los tiempos, el retraso en las entregas y las aprobaciones.
• PRESUPUESTO DETALLADO: Es muy útil tabular cada una de las secciones que van a componer el proyecto y desglosarlo por su coste.
• FORMAS DE PAGO: Indicando también los plazos que habrá que cumplir.

Todos estos apartados, pueden no llevar este orden, incluso estar mezclados, pero es importante tener transmitir todo esto claramente al cliente.