COMO DEBE SER UN PRESUPUESTO

Los contactos personales -cara a cara- y el tradicional trabajo comercial están perdiendo peso y evolucionando en una nueva forma. Ahora es mucho más sencillo comunicarse con un cliente potencial de cualquier parte del mundo y, aunque reunirse con él casi siempre resulta positivo, es muy habitual que, debido a las distancias, esa cita sea inviable. En ese caso, la página Web de nuestra empresa o nuestra página Web personal, es nuestro primer comercial, nuestra imagen de cara al exterior que va a informar al cliente de quienes somos, todos los servicios que prestamos, etc. Esto no va a suplantar a una buena labor comercial, simplemente va a complementarla y darle una mayor capacidad de penetración en mercados hasta ahora impensables.

Un presupuesto debe de suplir al presupuesto tradicional + las explicaciones, es decir, en el caso de mercados externos, nuestro contacto va a ser principalmente vía e-mail, lo cual limita la rapidez de respuesta a las dudas y la calidad de las explicaciones. La solución a esto es la claridad y la exhaustividad, adelantarte a las dudas del cliente y presentarlo todo en el presupuesto, de manera que no exista ningún punto oscuro.

Los puntos más importantes que debe tener un presupuesto son:

• COMPLETO: Desde la presentación de nuestra empresa, hasta la solución que pensamos darle al proyecto del cliente, ejemplos de proyectos ya realizados, presupuesto cerrado indicando qué incluye y tan importante como esto, qué no incluye.
• CLARO: Siempre hay que pensar que el cliente no sabe. Si sabe puede pensar que somos muy básicos, pero si no sabe y le pasamos un presupuesto excesivamente técnico, no le podremos hacer llegar nuestra idea de manera que el pueda visualizar el resultado.
• CONCISO: No hay que andarse por las ramas, para leer literatura, ya existen las novelas. A nosotros nos interesa poder transmitir la mayor cantidad de ideas en el menor espacio posible. Para ello, es muy recomendable, utilizar tablas y/o puntos.

A la hora de desarrollar la estructura de un presupuesto, debemos pensar en:

• INTRODUCCIÓN: Una pequeña introducción a como hemos enfocado las necesidades del proyecto y que motivos nos han llevado a decidir que esta solución es la más conveniente para el proyecto.
• DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: La descripción irá en función del tipo de proyecto. Si simplemente es un alojamiento web, poco habrá que contar excepto las características de los servidores y los servicios que se ofrecen.
• METODOLOGÍA DE TRABAJO: Explicar al cliente como vamos a hacer las cosas, comentar por ejemplo que primero se va a diseñar la web o la base de datos, que hasta que no se apruebe (firmado), no se va a pasar a la siguiente fase.
• TIEMPOS DE EJECUCIÓN: Hay que cumplirlos. También hay que ajustar mucho e indicar cuales son nuestras responsabilidades y cuales son las suyas en cuanto a entregas de material, validaciones etc, y la influencia que tendrá en los tiempos, el retraso en las entregas y las aprobaciones.
• PRESUPUESTO DETALLADO: Es muy útil tabular cada una de las secciones que van a componer el proyecto y desglosarlo por su coste.
• FORMAS DE PAGO: Indicando también los plazos que habrá que cumplir.

Todos estos apartados, pueden no llevar este orden, incluso estar mezclados, pero es importante tener transmitir todo esto claramente al cliente.

EL LIBRO DE DIARIO

En este libro se incluyen los registros de lo que ingresa y lo que egresa. Lo que ganas y lo que inviertes.

No es difícil llevar el control de las entradas y salidas de dinero. Para un micro-emprendimiento no serán necesarios (por el momento) los contadores. Pero, habrá que establecer "códigos". Códigos que nos ayuden a diferenciar los conceptos de un ingreso (o egreso) de forma sencilla, sin necesidad de tener que escribir demasiados detalles.

Si has comprado para la oficina una resma de 500 hojas tamaño carta, 10 marcadores, 4 bolígrafos negros y 2 azules y 1 cartucho de tinta de color para la impresora, podrá ser suficiente, colocar la frase "Útiles de oficina". Siempre tendrás la factura a mano para conocer los detalles de la compra o de la venta.

Un ejemplo de libro de caja diario, puede ser el siguiente:

Fecha	Comprobante	Concepto	Debe	Haber
02/10/2005	F."A" Nº 1025	Útiles de Oficina		135,000
05/10/2005	F. "C" Nº 130	Adelanto 30% - P. Nº 324	650,000

La forma de comprender el libro, es sencilla:

Fecha: la fecha en la que se produjo el ingreso o egreso

Comprobante: el número de factura, recibo, nota de crédito o débito, etc... Algo que identifique el documento del cual poder extraer los detalles. Por ejemplo F. "A" N° 1025, hace referencia a una Factura tipo "A" cuyo número es el 1025 y por supuesto, habrá que buscarla en la carpeta de "gastos" > "Papelería" o "Útiles de oficina", etc...

Concepto: Aquí pondremos nuestro "código interno" para a simple vista saber de que se trató el ingreso o egreso.

Debe: aquí se colocará el monto si se tratase de un ingreso.

Haber: aquí se colocará el monto, cuando se tratase de un egreso.

Como ven es muy sencillo para comenzar. Animo.

CYBERPEOPLE ¿MÁS COMPETENCIA PARA LOS HUMANOS?

En un post anterior hice referencia a los robots y a como estos han ido ganando terreno cada día en diferentes roles y actividades. Pero, ¿alguna vez han escuchado hablar de cyberpeople? Bueno, ciberpersonas o ciberpersonajes.

Pues así mismo. Los Agentes Virtuales Autónomos (AVA’s), son personas representadas en la Red, es decir, humanos virtuales completamente sintetizados.

Un agente es un sistema informático, situado en algún entorno, dentro del cual actúa de forma autónoma y flexible para así cumplir sus objetivos. Además de la interacción con el medio, un agente se caracteriza, por las siguientes propiedades:

• Autonomía: tiene la capacidad de actuar sin intervención humana directa o de otros agentes.
• Sociabilidad: capacidad de interaccionar con otros agentes, utilizando como medio algún lenguaje de comunicación entre agentes.
• Reactividad: un agente está inmerso en un determinado entorno (hábitat), del que percibe estímulos y ante los que debe reaccionar en un tiempo preestablecido.
• Iniciativa: un agente no sólo debe reaccionar a los cambios que se produzcan en su entorno, sino que ha de tener un carácter emprendedor y tomar la iniciativa para actuar guiado por los objetivos que debe satisfacer.

Los Agentes son aplicados actualmente en dominios tan diversos como los juegos para computadores y el cine interactivo, retiro y filtrado de información, diseño de interfaces de usuario, comercio electrónico, vehículos autónomos y naves espaciales y control de procesos industriales entre otros. Representan la siguiente gran ola de innovación y desarrollo a través de la Infosfera que es el Internet, Intranets, Extranets, World Wide Web, y otro incontable número de sistemas de redes computacionales.

Ananova es la primera presentadora de noticias virtual. Tiene pelo verde y un peinado que le da un aspecto neo-punk. Se ha vuelto tan famosa que ya ha concedido entrevistas a la CNN y NBC. Ananova puede hacer búsquedas en más de 10.000 páginas de la red e indexar eficazmente la información por materia lista para ser consumida por los cibernautas en sus emisiones que duran 2 minutos.

Ya los españoles se pusieron en la labor y sacaron al aire a SAM (Acrónimo de Servicios Audiovisuales de Meteorología), un personaje que será el encargado de dar las noticias del tiempo en el Canal Meteo. Claro que este es muy feo y no tiene la gracia de Ananova.

Existen muchos otros, como por ejemplo Abby de Eidoserve. Abby es una empleada virtual que combina inteligencia artificial y un procesador de lenguaje y puede atender clientes por teléfono, en la Web o en kioscos, responder preguntas y dudas.

¿Qué seguirá ahora?